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L'école et les différentes formations m'ont appris qu'un projet été composé de différentes étapes, mon expérience m'a démontré que le respect de l'ordre de ces étapes et le passage de jalons été indispensable à la réalisation du projet.


De nombreuses méthodes de gestion de projet existent, il suffit de taper gestion de projet dans n'importe quelle e-boutique  de livre pour se faire assaillir de bouquins traitants du sujet (1114 références sur Amazon !!).


Chacun de ces livres tente de mettre de l'emphase sur l'une ou l'autre des étapes importantes d'un projet mais systémiquement nous retrouvons toujours les mêmes étapes clés que je vais vous présenter ci-dessous.


1- La définition du projet



Cette étape est pour moi la plus importante de toutes, elle permet à la fois au chef de projet et à son client de définir de manière factuelle les objectifs du projet au travers d'objectifs et d'indicateurs.


 Parfois cette analyse démontre que le projet ne permet pas d'atteindre les objectifs souhaitez et le périmètre du projet est alors totalement revu.


Ce qui est certain c'est que nous  sommes remplis de certitudes ! 



Il est important, à cette étape, de réfléchir aux points importants du projet sans réfléchir aux solutions. Allez trop vite aux solutions reviens à aller dans le mur. Prenez la Nasa qui a développé un stylo bille à cartouche d'encre pressurisé pour pouvoir continuer à écrire en apesanteur, un budget d’un million de dollars là où les russes avec leur GBS (Gros Bon Sens) faisaient aussi bien avec un bête crayon à papier. Peut-être que si la définition du besoin avait été mieux réalisé, le million aurait pût être investi dans un projet plus utile.

 

Ce qu’il faut retenir de cet exemple c’est qu’à cette étape, il ne faut pas hésiter à regarder autour de nous, réaliser du Benchmarking afin de voir s’il n’est pas possible de réaliser des Quick Win (améliorations rapides) qui permettront de donner dès le début du projet une visibilité aux actions entreprises.

 

 

A la fin de cette étape vous devez être en possession d’une charte de projet clairement définie regroupant les informations de la check List ci-dessous :

 

-          Quel est le contexte et quand est apparu le problème ?

-          A quelle fréquence ce manifeste t-il ?

-          Quel est l’impact de ce problème sur le business (working capital, main d’œuvre, perte de temps…) ?

-          Qui a la douleur ? Est-il partie prenante du projet ? Est-ce une vraie douleur ?

-          Est-ce que le sponsor du projet est celui qui a la douleur ? Attention si la réponse est non car cela risque de poser problème, à moins qu’il s’agisse d’un hiérarchique de la personne qui a la douleur…

-          Qui est le client du processus à améliorer ? L’opérateur qui travail sur une vieille machine ? Un DAF qui souhaite plus de transparence dans nos processus d’investissement….

-          Qui sont les fournisseurs du processus à améliorer ?

-          Qui sont les membres de l’équipe projet ?

-          Est-ce que mon groupe est suffisamment hétérogène ? Ne pas hésiter à prendre des fonctions support s’il s’agit d’un projet technique et inversement… Favoriser la prise de hauteur !

-          Combien de temps auront-ils à consacrer au projet ?

-          Ai-je la validation de la part des chefs de mes équipiers ?

-          Quel est mon planning ? Quelles sont les grandes étapes ?

-          Qu’est ce qui rentre dans le périmètre de ma mission ? Il vaut toujours mieux avoir 10 petits succès qu’un gros échec ! Qu’est-ce que je choisi (avec l’accord du sponsor du projet) de sortir du périmètre du projet ? N’hésitez pas à mettre des points hors scope quitte à créer un autre projet ensuite.

-          Quels sont les gains chiffrés (factuels) attendus ?

-          Le service financier a-t’il validé les hypothèses de gains ? Sans cette étape, vous risquez d’avoir des problèmes lors de la présentation de vos résultats !

-          Comment vont s’organiser mes réunions de groupe de travail ?

-          Ai-je défini les règles de travail avec le groupe (arriver à l’heure, éteindre son téléphone, ne pas couper la parole à mes collègues…) et ont-elles été validées par le groupe ?

-          Quelle va être ma stratégie de communication ? Qui est visé ? Quel support vais-je utiliser ? A quelle fréquence ? Ce point est souvent négligé et cause souvent la perte de nombreux chefs de projet ! Mieux vaut communiquer trop que pas assez, l’espace de communication est limité dans l’espace et le temps, si vous perdez un créneau, d’autres infos prendront votre place. Place qu’il sera difficile de récupérer par la suite.

-          Est-ce que le(s) processus impacté est connu de tous ?

-          Est-ce que la macro cartographie démontre que le projet permettra d’améliorer le bon processus ?

-          Est-ce que les éléments entrants(X)/sortants(Y) de ce processus ont été identifiés ?

-          La relation entre le sortant(Y) du processus (ce que l’on doit améliorer) et les entrants(X) a bien été démontrée ?

-          Est-ce que l’objectif du Y est réaliste ?

 

Le conseil que je peux vous donner est de ne pas aller plus en avant dans votre projet tant que vous n’aurez pas checké chacun de ces points. Vouloir gagner du temps maintenant se résumera dans la majorité des cas à en perdre beaucoup plus tard.

 

Plusieurs outils existent pour vous aider à réussir cette étape, pêle-mêle :

 

           Mandat de projet

           Voix du Client

           Voix du fournisseur

           analyse Kano

           FIPEC

           Évaluation de l’impact du projet

           Outil d’analyse du rendement du capital investi

           RACI et diagramme en quadrant

           Analyse des parties concernées

           Plan de communication

           Outils de gestion efficace de réunion

           Calendriers, étapes, diagramme de Gantt

           Analyse de Pareto

           Analyse de Belbin

 

 

 

 

 

 

- Les différentes étapes de réalisation d'un projet : La définition du Besoin
Tag(s) : #Management

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